Rejestracja nowej fundacji w KRS następuje po podpisaniu aktu fundacyjnego. W tym celu niezbędne jest złożenie formularzy urzędowych i uiszczenie odpowiedniej opłaty.

Formularze urzędowe
  • KRS-W20 jest formularzem podstawowym. Służy on do zgłoszenia nowej fundacji i zawiera podstawowe informacje, tj.:
    1. nazwę i wydział sądu,
    2. rodzaj dokonywanej rejestracji,
    3. określenie formy prawnej zgłaszanej organizacji,
    4. adres do korespondencji,
    5. wskazanie danych pełnomocnika procesowego, jeżeli takiego ustanowiono,
    6. podstawową treść zgłoszenia, czyli wskazanie, czego konkretnie ono dotyczy (powstanie nowej organizacji, zmiana siedziby już istniejącej, itp.)
    7. informacje o załączonych formularzach i dokumentach.
  • KRS-WK jest formularzem dodatkowym, stanowiącym załącznik Zawiera on informacje dotyczące zarządu fundacji oraz jej organu nadzorczego. Zgłasza się w nim konkretne osoby wraz ze wskazaniem przydzielonych im w fundacji funkcji. W przypadku, gdy fundacja posiada również organy zarządu wewnętrznego, w takim przypadku niezbędne jest złożenie drugiego formularza KRS-WK, w którym również podaje się osoby do niego powołane, jednak bez wskazywania przydzielonych im funkcji.
  • KRS-WM to formularz wypełniany tylko w przypadku fundacji, które w swoim statucie przewidują możliwość prowadzenia działalności gospodarczej i działalność tę chcą rozpocząć z momentem wpisania fundacji do rejestru.
Załączniki

Zgłaszając do KRS nową fundację, która nie przewiduje prowadzenia działalności gospodarczej, w formie załączników należy dołączyć dodatkowe dokumenty:

  • Akt notarialny świadczący o ustanowieniu fundacji (w jednym egzemplarzu)
  • Statut fundacji podpisany przez fundatora (w trzech egzemplarzach)
  • Uchwały o powołaniu władz fundacji, w zależności od zapisów statutowych (w jednym egzemplarzu).
  • Oświadczenie wskazujące właściwego ministra nadzoru, o ile nie znalazło się ono w akcie fundacyjnym (w jednym egzemplarzu
  • Dowód uiszczenia opłaty za złożenie wniosku o wpis do KRS, zamiast niego, wniosek o zwolnienie z powyższej opłat.

Wymagane jest, aby wszystkie dokumenty były dostarczone w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie.

Zgoda osób powoływanych do zarządu

Od 15 stycznia 2015 roku dodatkowym dokumentem wymaganym podczas składania wniosku o rejestrację fundacji w KRS może być zgoda osób powoływanych do zarządu. Nie jest ona wymagana w kilku przypadkach:

  • Osoba ta jest jednocześnie fundatorem, na którym spoczywa obowiązek podpisania wniosku,
  • Zgoda taka została już uprzednio wyrażona w protokole z posiedzenia organu, który daną osobę na wskazane stanowisko powoływał,
  • W momencie zgłaszania nowej fundacji należy dołączyć informację o zgodzie na kandydowanie do zarządu, którą zawarto w protokole ze spotkania fundator lub organu zarządczego.
Podpis

Wszystkie składane formularze urzędowe muszą być opatrzone podpisem fundatora lub fundatorów, jeżeli jest ich kilku. Same dokumenty mogą być złożone przez dowolną osobę, której fundator udzielił w tym celu pełnomocnictwa.

NIP i REGON

Po uzyskaniu wpisu do KRS, fundacja automatycznie otrzymuje numery NIP i REGON. W ciągu 21 dni od tego momentu, powinna ona złożyć w Urzędzie Skarbowym dokumentację uzupełniająca NIP-8, w której zawarte będą m.in. informacje o:

  • Miejscu przechowywania dokumentacji rachunkowej,
  • Dacie powstania obowiązku płacenia składki,
  • Wykazie rachunków bankowych,
  • Rodzaju działalności statutowej wg PKD (przeważający)